Cara membuat mail merge di Ms Word 2007

Mail merge atau surat masal adalah salah satu fasilitas di Ms Word untuk mempermudah user melakukan pekerjaan dengan hanya membuat satu format surat namun dengan berbagai tujuan alamat dan nama yang berbeda. Tentu hal ini akan sangat mempermudah sekali pekerjaan kita. Kita tidak perlu lagi mengetik satu persatu tujuan dan nama alamat yang dituju, cukup hanya dengan mengetik daftar nama serta alamat yang dikehendaki maka nama, alamat yang dibuat akan langsung bergabung atau merger dengan format surat tadi.

Tidak hanya format surat saja kegunaan mail merge ini, Jika kita mengetik dengan format yang sama atau blanko formulir yang sama namun dengan isian yang berbeda, maka mail merge lah solusinya. Cukup buat format blangko atau formulir yang dikehendaki dan membuat daftar isian formulir, maka sudah cukup. Hasilnya, setiap isian dari formulir tersebut akan silih berganti sesuai dengan daftar yang telah dibuat.

Untuk membuat mail merge berikut ini adalah langkah-langkahnya :
1. Buat dokumen terlebih dahulu
2.  Pilih ribbon Mailings kemudian pilih Start Mail Merge, pilih Step by Step Mail Merge Wizard

3. Setelah itu akan muncul panel Mail Merge disebelah kanan computer anda

4. Pilih Letters lalu pilih Next pada bagian bawah untuk melanjutkannya

5. Pilih Use the current document lalu pilih Next

6. Pilih Type a new list kemudian klik Create.

7. Lalu akan muncul New address list.

a. Klik Customize columns

b.   Pilih file name kemudian pilih tombol delete, sampai semua nama kolom terhapus semua .

c.  Untuk membuat file name baru klik Add kemudian beri nama sesuai dengan keinginan kita (seperti Nama, Alamat, dan profesi)

d. Tambahkan beberapa file sesuai dengan keinginan kita

e. jika merasa sudah cukup pilih ok

f. Akan muncul jendela New address list. Masukkan data-data yang dibutuhkan sampai selesai, kemudian pilih OK

g. Untuk menghapus entry klik pada entry yang mau dihapus kemudian klik delete. Untuk menambah entry baru klik pada new entry.

h. Simpan pada folder dimana tempat dokumen tersimpan kemudian klik Save.

8. kemudian klik Next untuk melihat hasil merge data. Klik tanda panah kekanan atau kekiri pada preview your letters untuk melihat hasil.

9.  Jika ada yang masih salah bisa diubah datanya pada edit recipient list. Jika sudah cukup pilih Next untuk complete the merger.

10. Terdapat dua pada pilihan complete merger yaitu Print dan Edit individual letters. Jika anda pilih merger print, maka data merger akan langsung dicetak melalui printer. Jika dipilih Edit individual letters maka data akan ditampilkan pada beberapa halaman langsung di Ms Word. Silahkan pilih sesuai kebutuhan.